Facturación

Facturación en el sector de la joyería, platería y relojería

Obligación de documentación de las operaciones

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos.

Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

Algunas excepciones a la expedición de factura

La Ley contempla algunas excepciones a la obligación de expedir factura, entre ellas para las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia o para las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Algunos supuestos relevantes en los que siempre hay que expedir factura

Aquellas operaciones en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.

Cuando el destinatario de una operación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro a que se refiere el artículo 25 de la Ley del Impuesto.

Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos.

Aquellas de las que sean destinatarias personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, o las Administraciones Públicas.

Clases de facturas

Desaparecen los tiquets de caja. Hay dos clases de factura, la simplificada y la completa y, fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

¿Cuándo se puede expedir factura simplificada?

a) Cuando el importe de la operación no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido

b) Cuando se deba expedir una factura rectificativa

c) Cuando el importe de la operación no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

a) Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)

b) Ventas a distancia

c) Operaciones localizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador

d) Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido, cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE) o cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

a) NIF del destinatario y domicilio

b) Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada

Contenido de la factura simplificada:

a) Número y, en su caso, serie

b) Fecha de expedición

c) Fecha de operación si es distinta de la de expedición

d) NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor

e) Identificación de los bienes entregados o servicios prestados

f) Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”

g) Contraprestación total

h) En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada

i) En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:

- En operaciones exentas referencia a la normativa
- La mención “facturación por el destinatario”
- La mención “inversión del sujeto pasivo”
- La mención “Régimen especial de bienes usados”

El Departamento de Gestión Tributaria podrá autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de facturas simplificadas que no incluyan los requisitos de las letras a), c), f), g) o i) citados anteriormente, así como, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida.

Dichas autorizaciones deberán ser objeto de la debida publicidad.

El Departamento de Gestión Tributaria podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.

Contenido de la factura completa:

Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta

• Las rectificativas

• Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa

b) La fecha de su expedición.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

Asimismo, será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos:

• Que se trate de una entrega intracomunitaria de bienes exenta

• Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto

• Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto (TAI), y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio

e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.

Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas.

k) En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».

m) En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

n) En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «régimen especial de las agencias de viajes».

o) En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

Plazos de expedición

Con carácter general:

Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.

Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación, incluidas las facturas recapitulativas. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones (Ver Nota Uno) realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. En este caso:

Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición.

Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

Formas de remisión de las facturas

Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular, para la facturación electrónica:

- Controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta

- Firma electrónica avanzada

- Intercambio electrónico de datos (EDI)

- Otros medios validados con carácter previo por la AEAT

Obligación de conservación de las facturas

Deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto, con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos: (Ver nota 2)

Facturas recibidas.

Copias o matrices de las facturas expedidas.

Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.

Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Facturas de rectificación

Es obligatorio expedirlas en los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.

Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

No obstante, no procederá la rectificación de las cuotas impositivas repercutidas:

Cuando la rectificación no esté motivada por las causas previstas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, implique un aumento de las cuotas repercutidas y los destinatarios de las operaciones no actúen como empresarios o profesionales del Impuesto, salvo en supuestos de elevación legal de los tipos impositivos, en que la rectificación podrá efectuarse en el mes en que tenga lugar la entrada en vigor de los nuevos tipos impositivos y en el siguiente.

Cuando sea la Administración tributaria la que ponga de manifiesto, a través de las correspondientes liquidaciones, cuotas impositivas devengadas y no repercutidas mayores que las declaradas por el sujeto pasivo y la conducta de éste sea constitutiva de infracción tributaria.

¿Cuándo deben emitirse?

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?

En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

Se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada y deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

La factura electrónica

La factura electrónica es una factura que ha sido expedida y recibida en formato electrónico con los requisitos antes mencionados.

En todo caso la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Nota Uno.- Criterio de la Agencia Tributaria

El vigente artículo 13 del Real Decreto 1619/2012 establece la posibilidad de la emisión de una factura recapitulativa, en la que se incluirán distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Estas facturas se referirán frecuentemente a operaciones de tracto sucesivo, que se refieren a una sola operación continuada en el tiempo, en cuyo caso se tendrá en cuenta la facturación del periodo de tiempo establecido para su liquidación periódica.

Pero si se tratara de operaciones distintas e independientes, que se recogen en una factura recapitulativa, habría que considerar el límite de 2.500 euros para cada una de las operaciones individuales, de forma que solo existiría obligación de pagarlas por medios distintos del efectivo aquellas operaciones que superasen individualmente los 2.500 euros.

Las partes intervinientes en la operación deberían poder justificar el carácter independiente de las operaciones a efectos de acreditar que la factura recapitulativa no estaba sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo.

Nota 2

El Tribunal Supremo ha sentenciado un mayor tiempo a favor de la Administración en una interpretación que, finalmente, significa que dicho plazo no se cuenta desde la presentación de la declaración-liquidación que se realiza entre el 1 y el 20 de cada mes, sino desde la presentación del resumen anual, que se hace entre el 1 y el 30 del mes de enero del año siguiente. Es decir, para inspeccionar el primer trimestre, la Administración tiene el plazo de cuatro años y once meses, para investigar el segundo, cuatro años y siete meses, para el tercero, cuatro años y cuatro meses, y al último trimestre no le afecta si se presenta con el resumen anual, que sería cuatro años. La sentencia del Tribunal Supremo es del 25 de noviembre de 2009.